Hinweise zum Erhalt von elektronischen Rechnungen

Elektronische Rechnungen müssen dieselben steuerlichen Pflichtangaben wie Papierrechnungen beinhalten, welche zusammen mit anderen Rechnungsangaben während der gesetzlichen Aufbewahrungsdauer unverändert sowie lesbar und maschinell auswertbar sein müssen.

Folgende Gesetze und Verwaltungsanweisungen sind im Zusammenhang mit der eRechnung relevant:

• Abgabenordnung (AO)

• BMF-Schreiben IV D 2 - S 7287-a/09/10004 vom 2. Juli 2012

• BMF-Schreiben IV A 4 - S 0316/12/10001 vom 14. September 2012

• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

• EDI-Empfehlung der Europäischen Kommission 94/820/EG vom 19. Oktober 1994

• Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (BMF-Schreiben IV A 4 – S 0316/13/10003 vom 14. November 2014 (GoBD))

• Handelsgesetzbuch (HGB)

• Umsatzsteueranwendungserlass (UStAE)

• Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV)

• Umsatzsteuergesetz (UStG)

• Zivilprozessordnung (ZPO)

Es ist unbedingt erforderlich, dass Sie als Unternehmen in ihrer Funktion als Rechnungsaussteller die gesetzlichen Vorschriften im Zusammenhang mit der Erstellung, Übermittlung, Buchung und Aufbewahrung der Papierrechnung vollumfänglich kennen (=> Grundregeln des Rechnungsmanagements).
  

1. Haben Sie eine elektronische Rechnung in strukturierter und maschinell auswertbarer Form an uns versandt, z.B. als EDI- oder ZUGFeRD-XML-Datei, müssen wir sicherstellen, dass die Rechnungen während der zehn Jahre Aufbewahrungszeit auch maschinell auswertbar bleibt. Wenn Sie uns z. B. eine  EDI-Datei in eine Bild- oder PDF-Datei umwandeln und die EDI-Datei dann vernichten, ist dies aus steuerrechtlicher Sicht nicht zulässig.

2. Deshalb erkennen wir nur Eingangsrechnungen im PDF Format PDF/A-3 mit eingebetteter XLM Datei im ZUGFeRD Format an. Für oben genannte Eingangsrechnungen ist zwingend folgende E- Mail Adresse  zu benutzen : Buchhaltung@k-v-b.de